1. Fortalecer las funciones del Copnia (consultiva y de vigilancia)


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4 PLAN ESTRATÉGICO SEGUIMIENTO JUNIO 30 DE 2013 OBJETIVO ESTRATÉGICO 1. Fortalecer las funciones del Copnia (consultiva y de vigilancia) Grupo de interés: SECTOR PRODUCTIVO - SOCIEDAD No. OBJETIVOS ESPECÍFICOS ACTIVIDADES 1.1 Realizar benchmarking sobre los métodos existentes en otras entidades o corporaciones a través de los cuales se cuenta con herramienta para búsqueda y consulta de doctrina 28-feb-13 INDICADORES DE investigación realizada PROCESOS Responsable Tarea NUEVA FECHA SEGUIMENTO EN JULIO 11 DE 2013 Definir la estrategia de publicación de contenidos internos y externos y en especial la publicación de doctrina y conceptos Estrategia de publicación definida / Dirección Identificar consultas de conceptos y doctrina, recurrentes, para generar respuestas automáticas a través del call center y de la pagina web y Definir claramente los temas de consulta para incluir criterios de búsqueda en la página de internet. consultas recurrentes identificadas Atención al ciudadano Subdirección Jurídica y apoyo de Atención al usuario. Se entregaron modelos de respuestas de consultas recurrentes a Atención al usuario. Estructurar el repositorio de gestión documental para la ejecución de las consultas por web Repositorio de gestión documental estructurado 30-nov-13 para el 30 nov. Por Estandarizar el método de búsqueda, actualización y consulta de los conceptos y doctrina emitidos en virtud de la función consultiva del Copnia. Sistematizar el modelo de consulta y búsqueda Implementar módulo wiki en la página web para la biblioteca jurídica del COPNIA. Actualizar la Relatoría de los Procesos Disciplinarios publicada en la página web de la entidad desde el año abr jun-13 Modulo implementado 30-nov-13 Atención al ciudadano Subdirección Jurídica 01-nov-13 para el 30 nov. Por para el 1 nov 2013 porque no se había contratado al abogado. Entregar la matriz en Excel que contiene la Relatoría de los concepto emitidos por la Subdirección Jurídica en el año ene-13 Atención al ciudadano Subdirección Jurídica Entregar la matriz en Excel que contiene la relatoría de los conceptos emitidos por la Subdirección Jurídica en el año jun-13 Atención al ciudadano Subdirección Jurídica con NAL Entrega de la matriz que contiene la relatoría de los conceptos emitidos por la Subdirección Jurídica en los años oct-13 Atención al ciudadano Subdirección Jurídica Entrega de la matriz que contiene la relatoría de los concepto emitidos por la Subdirección Jurídica en los años dic-13 Atención al ciudadano Subdirección Jurídica Entrega de la matriz que contiene los conceptos emitidos por la Subdirección durante los años ene-14 Procesos disciplinarios Subdirección Jurídica Consolidación y migración de la en digital de conceptos y doctrinas. 26-jul-13 Información consolidada Objetivo 1 / Diciembre 2012 Pág. 1/7

5 No. OBJETIVOS ESPECÍFICOS ACTIVIDADES INDICADORES DE PROCESOS Responsable Tarea NUEVA FECHA SEGUIMENTO EN JULIO 11 DE 2013 Realizar capacitación interna y difusión externa de la herramienta en los grupos de interés 30-ago-13 índice de cobertura calculado 1.2 Promocionar la función consultiva del COPNIA Identificar las herramientas de difusión para cada uno de los sectores Realizar benchmarking sobre los métodos existentes en otras entidades o corporaciones para la promoción de la promoción de la función consultiva 28-feb-13 investigación realizada Definir la estrategia de promoción de la función consultiva para los grupos de interés y su alcance. Estrategia definida Identificar las herramientas que fortalezcan la difusión del copnia en los medios para la función consultiva. Definir la que se ejecutara por parte del copnia herramientas identificadas con apoyo de sistemas Unificar el material de apoyo (presentación guía) para la difusión de la función consultiva y realizar el entrenamiento y entrega de estas herramientas estandarizadas. 28-jun-13 presentación guía ejecutada 30-ago-13 El material está pendiente para revisión. 1.3 Fortalecer la función de vigilancia por parte de COPNIA Promover el programa de divulgación de sus funciones Realizar evaluación de la efectividad de las herramientas aplicadas para promocionar la función consultiva para determinar continuidad de difusión Definir la estrategia de promoción de sus funciones de inspección y vigilancia para los grupos de interés 16-dic jun-13 informe de evaluación Estrategia definida y director Promover alianzas con Entidades para mejorar la función de vigilancia del cumplimiento de la ley. Unificar el material de apoyo (presentación guía) para la difusión de la función de inspección y vigilancia y realizar su socialización con los Divulgar periodicamente los resultados obtenidos en actividades de inspección y vigilancia Consolidar la identificación de entidades publicas, privadas o mixtas con quienes se realizaran las alianzas para promover la inspección y vigilancia. 28-sep-13 de Ene/2014 a Dic/ jun-14 Material de apoyo socializado publicación de resultados ejecutada consolidado ejecutado Divulgación, inspección y vigilancia y secretarios seccionales Determinar el plan de trabajo para promover los convenios Ejecutar el plan de promoción de los convenios escritos con entidades y organismos de control del estado identificados Evaluar los convenios, determinar el mecanismo de control y seguimiento de los convenios definidos 30-jun nov ene-15 plan determinado Divulgación, inspección y vigilancia No. De convenios firmados Trámite de matrícula y total de posibles entidades certificados Evaluación realizada Divulgación, inspección y vigilancia y secretarios seccionales Subdirección Jurídica/ Gestión de Comunicaciones y secretarios seccionales 1.4 Mejorar la visibilidad del COPNIA Revisar y ajustar las estrategias de comunicación del COPNIA. Realizar el plan de trabajo para la asistencia a eventos masivos que reúnan los grupos de interés 28-feb-13 plan de trabajo determinado y secretarios seccionales Definir la estrategia de promoción y visibilidad Estrategia definida Mejorar el diseño de la página web del COPNIA. Revisar y ajustar el Plan y estrategia de Comunicaciones. Definir la estrategia de servicios en línea y el contenido de la página web. 27-jun-13 plan definido Política aprobada Director General/ Gestión de Comunicaciones y director 30-ago dic-13 Material pendiente de revisión para el 10 nov. Por Establecer y aprobar el nuevo diseño del Home de la página web del COPNIA. PARA ACTUALIZACIÓN DIRECTA POR LA ENTIDAD e integrarlo con las redes sociales 30-abr Diseño del Home aprobado comité de 10-dic-13 para el 10 nov. Por Objetivo 1 / Diciembre 2012 Pág. 2/7

6 No. OBJETIVOS ESPECÍFICOS ACTIVIDADES INDICADORES DE PROCESOS Responsable Tarea NUEVA FECHA SEGUIMENTO EN JULIO 11 DE 2013 Revisión, actualización y migración de la nueva y existente en la nueva pagina web. 30-abr Información migrada P. G. 10-dic-13 para el 10 nov. Por Implementación de la página web del COPNIA en producción 30-may Pagina web implementada P. G. 10-dic-13 para el 10 nov. Por Fortalecer la presencia de la entidad en medios electrónicos (Portal web, comunidades sociales) Definir la estrategia de redes sociales, administración, comunidades, publicaciones y vinculación. 01-abr-14 Política aprobada y director pg sistemas Revisar y ajustar las funciones de "Community Manager" (Administrador de Comunidades) de la entidad 01-may-14 Revisión ejecutada Comunicaciones, PG sistemas, Talento humano Implementar herramientas en línea de participación, dando cumplimiento a la estrategia de gobierno en línea. Identificar portales o páginas de alta penetración de público con el fin de lograr estrategias y proponer convenios con ellos. 30-may jul herramientas implementadas Número de portales identificados P. G. 1.5 Mejorar la difusión de los protocolos para interponer quejas ante el COPNIA. Difundir en medios masivos, las actividades y pasos requeridos para interponer denuncias ante el COPNIA. Revisar y ajustar el protocolo para interponer las quejas Revisar los canales eficaces de difusión de las actividades y pasos requeridos para interponer denuncias ante el COPNIA. Diseñar los modelos de la a presentar ante los medios masivos. Ejecutar plan de trabajo para la difusión en diferentes medios del protocolo y casos de éxito resultantes posibles a ser promovidos 20-mar jul protocolo revisado Revisión ejecutada definición de modelos 01/012/2013 plan de trabajo ejecutado Procesos disciplinarios Gestión de calidad jurídica, calidad, pg y director y director, comité de y director 30-ago-13. Pendiente de aprobación. Objetivo 1 / Diciembre 2012 Pág. 3/7

7 PLAN ESTRATÉGICO SEGUIMIENTO JUNIO 30 DE 2013 OBJETIVO ESTRATÉGICO 2. Mejorar el funcionamiento y la operación del COPNIA Grupo de interés: ORGANIZACIÓN No. OBJETIVOS ESPECÍFICOS ACTIVIDADES Revisión y ajuste continuo de los procesos Presentación a la Dirección de propuestas de mejoras de procesos (Responsables de procesos) Definir programa de trabajo de implementación de mejoras por proceso 06-may jun-13 INDICADOR DE Propuestas presentadas a la Dirección Programa de trabajo aprobado PROCESO Responsable Tarea NUEVA FECHA Todos los procesos misionales tramite de matricula procesos disciplinarios expedición de permisos P.G. Calidad/ Responsables de todos los procesos P.G. Calidad 09-ago-13 NUEVO RESPONSABLE DE TAREA SEGUIMIENTO EN JULIO 11 DE 2013 Reprogramar para el 9 de agosto de La P.G. de Cailidad estaba encargada de Talento Humano. Implementación de las mejoras aprobadas Cumplimiento del programa de trabajo. misionales tramite de matricula procesos disciplinarios expedición de permisos P.G. Calidad Implementar elementos Contratar consultoría para evaluación en temas de la norma ISO de seguridad informática y posterior aplicación de la norma ISO Capacitar a los funcionarios respectivos en la norma ISO Determinar cuales son los elementos que serán implementados en la organización de la norma ISO y presentación para aprobación del equipo directivo Definir programa de trabajo de implementación de actividades a ejecutar para los elementos identificados de la norma ISO oct jun jul ago-14 Informe de diagnóstico y evaluación Capacitación ejecutada Listado de elementos a implementar Programa definido sistematización de la Gestión de sistematización de la P. G. Talento Humano sistematización de la Gestión comité de sistematización de la Lideres de Proceso Realizar evaluación o auditoria de la implementación 01-ago-15 Informe de auditoría Gestión de calidad P.G. Calidad Implementar Actualizar bajo las normas del AGN las tablas de sistematización de gestión retención documental del COPNIA. documental Elaborar bajo las normas del AGN las tablas de valoración documental del COPNIA. Elaborar bajo las normas del AGN el programa de Gestión documental del COPNIA. Tramitar ante en el AGN la aprobación, las tablas de retención documental, las tablas de valoración documental y el programa de gestión documental, previa aprobación del Comité de Calidad Depuración, organización, indexación y digitalización de los listados de universidades, hojas de vida y documentos historicos. 01-may may dic-13 TRD actualizada y aprobada TVD actualizada y aprobada Programa de Gestión Documental del COPNIA aprobado. TRD, TVD y Programa de gestión documental aprobados por el AGN digitalizacion ejecutada P. Atención al Usuario 30-jul-13 P. Atención al Usuario 30-jul-13 P. Atención al Usuario 30-ago-13 Gestión Administrativa P. Atención al Usuario 30-sep-13 Gestión administrativa Gestión administrativa Gestión administrativa Gestión administrativa Gestión administrativa Reprogramada para el 30 dej ulio de Al contratista se le aprobó reajuste en el cronograma Reprogramada para el 30 de julio de Al contratista se le aprobó reajuste en el cronograma Reprogramada para el 30 de agosto de Al ocntratista se le aprobó reajuste en el cronograma Reprogramada para el 30 de sept. de Al ocntratista se le aprobó reajuste en el cronograma 2.1. Mejorar el desempeño de los procesos Implementación y capcitación el sistema de gestión documental alineado a los procesos misionales Integrar el sistema de gestión documental al sistema de gestión de calidad de la organización 01-oct-13 enero a diciembre de 2014 capacitacion ejecutada auditoria ejecutada sistematizacion de la informacion P. G. P. de sistemas, P. G. calidad Objetivo 2 / Diciembre 2012 Pág. 4/7

8 2.1. No. Mejorar el desempeño de los procesos OBJETIVOS ESPECÍFICOS ACTIVIDADES Realizar la implementación del programa de gestión documental del COPNIA aprobado por el AGN, tomando como punto de partida la ultima reestructuración general de la entidad. enero a diciembre de 2014 INDICADOR DE Cumplimiento del programa de implementación PROCESO Responsable Tarea NUEVA FECHA P. G. administrativa NUEVO RESPONSABLE DE TAREA SEGUIMIENTO EN JULIO 11 DE 2013 Integrar sistemas de Identificar y consolidar documento de Información del COPNIA. requerimientos y necesidades para la implementación de un sistema integrado de, por cada una de las áreas del Definir los lineamientos técnicos del alcance de la contratación del Sistema Administrativo y Financiero ERP. Realizar el proceso de adquisición del Sistema Administrativo y Financiero ERP. 24-abr jun sep-13 documento aprobado lineamientos determinados ERP contratado gestión financiera y presupuestal gestión financiera y presupuestal gestión financiera y presupuestal gestión de, lideres de proceso sistemas, lideres de proceso sistemas, lideres de proceso 01-ago oct-13 Reprogramar para el 1 agosto 2013, por falta de personal en el 1er trimestre. Reprogramar para el 30 de oct. Falta de personal para apoyar el área de sistemas distribución de cargas de trabajo. Personal adicional contratado a partir del Mar y Jun Implementación, capacitación y revisión del Sistema Administrativo y Financiero ERP del COPNIA a 2015 cumplimiento del programa de trabajo mensual gestión financiera y presupuestal sistemas, lideres de proceso 2.2 Mejorar las de los funcionarios Implementar el Call center de la entidad Revisar y ajustar los mecanismos para evaluación de las existentes Crear la base de datos de conocimiento del COPNIA y publicarla. Estructura el procedimiento para el funcionamiento del call center Presentar requerimiento al área de contratación para adelantar el proceso de selección del call center Realizar la implementación, las pruebas, las capacitaciones y demás actividades necesarias con el contratista seleccionado para poner en funcionamiento el Servicio de atención y Comunicaciones del COPNIA. Realizar el seguimiento y control a la prestación del servicio de Servicio de call center y presentar informes de manera mensual con recomendaciones de atención al usuario a las diferentes áreas del COPNIA. Realizar diagnostico e informe de las de los cargos de la planta de personal y del sistema de evaluación de desempeño. Estructurar listado de de los funcionarios. 28-feb-13 Base de datos implementada Atención al usuario Gestión Administrativa / Apoyo de los lideres de procesos misionales 15-ago-13 Procedimiento definido Atención al usuario P.G. Adminsitrativa 15-ene abr-13 selección del call center Atención al usuario 30-jul-13 del 26 de junio al 26 de diciembre de mar may-13 Entrada en funcionamiento del Call Center del COPNIA presentación de informe mensual Informe de diagnostico Listado de aprobado Atención al usuario Atención al usuario talento humano talento humano Gestión Administrativa Gestión Administrativa Gestión Administrativa P.G. Talento Humano P.G. Talento Humano 30-ene may ago dic dic-13 Profesional G. Comunicaciones con apoyo de profes. Atenc. Al usuario y líderes de procesos misionales P.G. con apoyo de Profesional A. al usuario P.G. con apoyo de Profesional A. al usuario P.G. con apoyo de Profesional A. al usuario Reprogramar para el 15 ago El borrador de preguntas frecuentes lo tienen los líderes de procesos misionales. Reprogramar para el 15 enero Se va a hacer un Plan Piloto para analizar la viabilidad del Call Center. Reprogramar para el 30 enero Se va a hacer un Plan Piloto para analizar la viabilidad del Call Center. Reprogramar para la 15 enero Se va a hacer un Plan Piloto para analizar la viabilidad del Call Center. Reprogramar a partir del P.G. 30 ag. 2013, una vez se con haya vinculado al apoyo de Profesional Contratista de apoyo de A. al usuario atención al usuario. Reprogramar para el 15 de dic Falta vincular a la persona experta en Reprogramar para el 15 de dic Falta vincular a la persona experta en Actualización del manual de funciones 01-jun-13 Manual de funciones actualizado 15-dic-13 Reprogramar para el 15 de dic Falta vincular a la persona experta en Objetivo 2 / Diciembre 2012 Pág. 5/7

9 No. OBJETIVOS ESPECÍFICOS ACTIVIDADES Revisar y ajustar la evaluación de desempeño de acuerdo a las. 01-jun-13 INDICADOR DE Sistema de evaluación de desempeño definido PROCESO Responsable Tarea NUEVA FECHA talento humano P.G. Talento Humano 14-feb-14 NUEVO RESPONSABLE DE TAREA SEGUIMIENTO EN JULIO 11 DE 2013 Reprogramar para el 14 de feb Falta vincular a la persona experta en 2.3 Fortalecer la infraestructura física del Consejo y de sus Seccionales Realizar evaluación de las diferentes oficinas del COPNIA y determinar según los planes de crecimiento, las acciones necesarias para la adecuación de la infraestructura física a los planes futuros. Ajustar los métodos de selección con las nuevas Organizar cronograma de visitas a las oficinas del COPNIA a nivel Nacional. Realizar visitas de inspección y estimación de necesidades locativas y de infraestructura a cada una de las oficinas del COPNIA a nivel nacional. Realizar análisis e informe de necesidades identificadas en cada una de las oficinas del COPNIA Nacional, para proyección de su crecimiento en infraestructura. Elaborar cronograma de contrataciones y ejecuciones, de inmuebles, obras, mobiliario y enseres, a realizar en cada una de las oficinas del COPNIA a nivel Nacional. 01-jun-13 método de selección definido talento humano P.G. Talento Humano 14-feb-14 Reprogramar para el 14 de feb Falta vincular a la persona experta en 31 de enero de 2013 cronograma definido P.G. Administrativa de febrero a Agosto de de Octubre de de Noviembre de 2013 de Julio del 2014 a Diciembre de 2015 ejecución de visitas P.G. Administrativa No. De informes presentados / No. De oficinas visitadas Cronograma de contrataciones Elaborar los requerimientos para las contrataciones requeridas para el ejecutar las No. De requerimientos adquisiciones y obras necesarias para el 30 de abril del 2014 presentados / No. De fortalecimiento de la infraestructura física del Oficinas a intervenir COPNIA Realizar seguimiento a la ejecución de los contratos y recibir a satisfacción las oficinas adecuadas para el funcionamiento del COPNIA. No. De oficinas recibidas / No. De oficinas intervenidas P.G. Administrativa / Apoyo P.G. De Comunicaciones P.G. Administrativa P.G. Administrativa Director General / P.G. Comunciaciones / P.G. Administrativa Se va reprogramar el cronograma Objetivo 2 / Diciembre 2012 Pág. 6/7

10 PLAN ESTRATÉGICO SEGUIMIENTO 2013 JUNIO 30 DE OBJETIVO ESTRATÉGICO 3. Fortalecer los vínculos con el sector académico Grupo de interés: SECTOR ACADÉMICO No. OBJETIVOS ESPECÍFICOS ACTIVIDADES PLAZO EJECUCIÓN INDICADOR DE PROCESO Responsable Tarea Elaboro NUEVA FECHA SEGUIMIENTO EN JULIO 11 DE 2013 OBSERVACIONE S 3.1 Mejorar la comunicación con las instituciones educativas. Diseñar herramienta para mejorar la calidad y oportunidad de los listados de graduados emitidos por las instituciones educativas. ENE DIC Revisar y ajustar el proceso de Matrículas y Certificados y manejo de los listados por parte de las universidades. may-13 procesos revisado trámite de matríula y certificados Registro,Subdirección Jurídica y Gestión de y Secretarios Seccionales Gestión de 07-nov-13 Reprogramado para el 7 de noviembre. Entrega de proceso contrato IECSA. Determinar los requisitos para la estructuración de la herramienta informática Implementar herramienta informática para consulta y actualización de listados de universidades Presentar solicitud formal para establecer convenios con las entidades publicas o privadas que se requiera, para incorporar mecanismos de verificación en línea con las bases de datos realizar seguimiento al desempeño de la universidad en cuanto a la entrega de la Información solicitada y retroalimentación de la herramienta 01-ago dic dic jun-14 requisitos definidos herramienta implementada # de solicitudes presentadas / total determinado seguimiento realizado tramite de matricula y certificados tramite de matricula y certificados tramite de matricula y certificados tramite de matricula y certificados Registro Registro Comunicaciones y Secretarios Seccionales Registro Gestión de Gestión de Gestión de Objetivo 3/ Diciembre 2012 Pág. 7/7

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