Modulo de Control de Planeación y Gestión


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1 INFORME PORMENORIZADO CUATRIMESTRAL DEL ESTADO DE CONTROL INTERNO HOSPITAL FEDERICO LLERAS ACOSTA IBAGUE, TOLIMA ESE. INFORME POR SUBSISTEMAS DEL ESTADO DEL CONTROL INTERNO - LEY 1474 DE 2011 Jefe de Oficina de Control Interno: Dificultad ESTELA AREIZA FRANCO Período Evaluado: Marzo 2014 hasta Junio 2014 Fecha de elaboración: 5 de Julio de 2014 Modulo de Control de Planeación y Gestión 1. Falta Promover y reactivar el Comité de Gestión Ética para continuar acciones que contribuyan a sensibilizar las personas en el trato humanizado en la prestación del servicio. El comité de ética le falta ser dinamizador del proceso de gestión ética, falta liderazgo para el desarrollo y funcionamiento. Falta Realizar estrategias efectivas de socialización permanente de los principios y valores de la entidad. 2.- Desarrollo del talento humano: El manual de funciones debe ser revisado y actualizado de acuerdo con las nuevas necesidades y estado actual de los cargos del Hospital. 2.1 A pesar de estar asignado una partida presupuestal no se ha evidenciado la ejecución de sistema de estímulos para los funcionarios. 2.2 La cultura organizacional y el Clima Laboral actual de la institución afectan la productividad y el desarrollo del Talento humano, es indispensable identificar área de conflicto para implementar la intervención necesaria con cambios que generen mayor bienestar y productividad en los funcionarios del Hospital de la entidad, es indispensable conocer la forma como los empleados perciben las situación laboral satisfacción de algunos funcionarios, evidenciado en la rotación, en las quejas y reclamos de los usuarios del servicio de salud. 3.- Hasta la fecha no se ha ejecutado el plan de capacitación institucional conforme al plan de capacitación recibido ni se realiza las actividades de inducción y re inducción no se cumple ni se hace seguimiento por parte de los líderes de los procesos. Es responsabilidad de los servidores en la entidad como el Representante Legal con sus líderes realizar el elemento de Talento Humano con evaluación periódica del desempeño del personal para estimar la eficacia y eficiencia de los funcionarios en el cumplimiento de sus funciones que les han sido asignadas. 4.- Actualmente el elemento de control de Direccionamiento Estratégico se encuentra débil en cuanto a su interrelación o ruta organizacional que debe seguir el hospital para lograr sus objetivos: está compuesto por Planes programas y proyectos, Modelo de operación por procesos, Estructura Organizacional, Indicadores de Gestión y políticas de operación, esta oficina le agregaría la matriz de medidas del PSFF Los proyectos presentados por el Hospital no han terminado de ser viabilizados por el Departamento, se debe hacer mayor seguimiento para su consecución. 4.2 Los planes operativos carecen de la aplicación de fórmulas para medir el avance real de las acciones a realizar como compromisos institucionales, aunque incluyen actividades con la respectiva asignación de responsabilidades en su ejecución algunas no están enfocadas en la misión, visión y objetivos institucionales, adicional de la falta de cumplimiento o avance de los mismos, por la inexistencia de recursos suficientes dentro del presupuesto de ingresos y gastos, actualmente mediante el PSFF se busca asegurar estos recursos para el cumplimiento de planes, proyectos y programas establecidos y aplicación en la matriz de medidas.

2 4.3 Se presenta dificultad en la información de carácter financiero en cuanto a su disponibilidad y oportunidad pertinencia para la toma de decisiones Gerenciales. 4.4 Los planes no son evaluados por los responsables de cada proceso, esta evaluación la realizan los funcionarios que tienen a cargo estas acciones y que son a quienes se debe evaluar la ejecución de las actividades. 5.- No se encuentra estandarizado en su totalidad el Modelo de Operación para garantizar que su operación se realice de manera continua, la Misión y la Visión deben estar orientadas hacia los procesos de la institución, se presenta dificultad en la articulación entre los procesos existentes y la interdependencia y relación causa efecto. 6.- Los procesos y procedimientos no son aplicados conforme al documento por falta de capacitación, inducción y re inducción al recurso humano y actualización de los mismos. 7.- Dentro del normal funcionamiento en el Manual de Operación los procesos de Evaluación no son medibles ni analizados por algunos responsables de los procesos. 8.- Se debe realizar mayor divulgación a los usuarios de los mecanismos existentes de información quejas y reclamos. 9.- No se cuenta con actividades de inducción y de re inducción por lo que no se hace referencia a los procesos caracterizados, los procedimientos que los componen y los indicadores de medición de actividades de la entidad ni se resocializan por parte de los líderes de los procesos, debido a la alta carga laboral y por ende falta de tiempo completo. 10. La actual Estructura Organizacional no se considera como un aspecto de control porque no está articulado con los cargos, las funciones, las relaciones, los niveles de responsabilidad y autoridad para dirigir y ejecutar procesos y actividades de conformidad con la Misión y la Visión Institucional. 11. El hospital a través de los responsables de cada proceso, aplican la denominación de indicadores pero no se evalúan ni aplican las fórmulas de los indicadores de manera permanente para determinar el cumplimiento de los objetivos y metas en los planes programas y proyectos institucionales Las políticas de operación no están resocializadas mediante instrumentos o herramientas válidos, por no existir la inducción ni re inducción en la institución, además con los cambios significativos que ha tenido el hospital se deben revisar las políticas documentadas actualmente El componente de Administración del Riesgo permite a la entidad identificar, evaluar y gestionar los eventos negativos internos y externos de la institución, por lo que se requiere que cada proceso a través de los líderes respectivos actualice su mapa de riesgos Se debe realizar seguimiento periódico de los riesgos con el fin de evitar las consecuencias o materialización de los riesgos, la dificultad de presentación del mapa de riesgos ocasiona la no evaluación oportuna por parte de la oficina de control interno 11.- Existe la Política de Administración del Riesgo, debidamente documentada y centrada en la identificación y prevención del riesgo institucional, que debe ser ejecutada y revisada en su totalidad 11. Se requiere presentar ante la Junta Directiva un Estudio técnico para la modificación de la Estructura Organizacional del Hospital Federico Lleras Se tienen los mapas de riesgos pero de acuerdo con la situación actual y nuevos riesgos se debe actualizar el análisis del riesgo, evaluación de controles existentes, valoración del riesgo en el mapa de riesgos por procesos y realizar el mapa de riesgos institucional, mediante cronograma de reuniones que se realicen con la asesoría de control interno.

3 13. El Comité de Buen Gobierno ha funcionado muy regularmente. 14.-El informe de atención de quejas y reclamos (PQR) no tiene un informe consolidado anual No está publicado el plan de compras de la vigencia 2014 y sus ajustes mensuales Se identifica el riesgo de la no actualización de bienes muebles desde la vigencia 2009 mediante inventario físico y en el sistema de información de devolutivos. Avances 1.- Se Publicó en la página Web del hospital Federico Lleras el Código de Ética, el día 03 del mes de Abril de Incluye carta de valores y políticas éticas de la entidad. Concertado con los líderes de las diferentes dependencias 1.1 Se recibió la resolución sin número, fecha ni firma por medio de la cual se adopta el reglamento interno de programa de Bienestar Social que incluye que para el plan de estímulos aprobado por comité el valor asciende a $ y lo asignado mediante Acuerdo 323 del 17 de Diciembre de 2013 es de $ Los planes operativos, proyectos institucionales son elaborados y socializados por cada responsable del proceso, la oficina de planeación realiza el consolidado del avance de los planes. 3.- Existe Mapa de Procesos misionales y de apoyo que son aplicados para llevar a cabo algunas actividades de manera articulada con la operación del Hospital 4.- Los procesos están documentados y adoptados, algunas áreas cumplen con la actualización.. 5.,- Se inicia el trabajo de concientizar líderes de los procesos por parte de la oficina de control interno sobre la importancia de medir y evaluar todas las actividades de los procesos por parte de la oficina de control interno en los comités de SIGD y otros comités de La alta dirección visualizando estas herramientas de control interno como un mecanismo de autoprotección que permita cumplir con la misión y los objetivos institucionales entre otros de manera eficiente, eficaz y efectiva 4. El Hospital cuenta con la Oficina organizada de Atención al Usuario, se está realizando la apertura de buzones de manera continua. 5. Se ha trabajado sobre la importancia de ajustar los procesos y procedimientos con las sugerencias de mejora que realizan los servidores públicos siempre y cuando sean pertinentes a los procesos. 6.- Se presentó a la Junta Directiva un proyecto de Modificación de Estructura organizacional, que requiere por concepto de la Oficina de Control Interno del Hospital sea revisado y orientado por el Departamento Administrativo de la Función Pública. 7.- Existe Manual de Funciones de acuerdo con los códigos y las denominaciones de Ley, la Oficina de Control Interno ha solicitado se integre con la planta temporal y se realice un estudio sobre los cargos y perfiles acorde con los actuales requerimientos de recurso humano del Hospital. 8.- Actualmente se está trabajando en la cultura de aplicación de indicadores y la evaluación con periodo mensual para determinar el verdadero avance de las actividades y acciones que están en mejoramiento o las se requiere reforzar o controlar el comportamiento critico en la ejecución de los planes programas y proyectos y de los procesos, 9.- El Hospital cuenta con un Manual de Políticas de Operación mediante Resolución 0845 de 29 Agosto de 2011.

4 10.- La institución tiene por cada proceso el Mapa de riesgos que son evaluados cuando los entregan por la oficina de Control Interno, de manera cuatrimestral. 11. Existe la estructura organizacional no se evidencio el Acto Administrativo, existe un proyecto de mejora en revisión y actualización de la estructura organizacional del Hospital Federico Lleras, en el plan de cargos a Mayo 30 de 2014 se incorporaron 1003 empleos de planta temporal y 61 funcionarios supernumerarios de conformidad con las normas y necesidades actuales del Hospital y existen 393 funcionarios activos en la planta permanente a Junio de la presente vigencia. 12. Los riesgos están identificados por procesos (Mapa de Riesgos, Resolución 2066 de 2009 de la Gerencia del Hospital). El análisis de la probabilidad de ocurrencia del riesgo se encuentra definido, el impacto, la evaluación del riesgo de los 19 procesos del Hospital con autoevaluaciones permanentes reportadas cuatrimestralmente a la Oficina de Control Interno, para seguimiento conforme la Resolución 1120 de Esta viabilizado y con asignación presupuestal el proyecto de UCI de la Mujer para terminar en Diciembre 2014 a más tardar Enero Modulo de Control de Evaluación y Seguimiento Dificultades Este módulo permite valorar en forma permanente la efectividad de Control Interno de la entidad pública la eficiencia y eficacia de los procesos, el nivel de la ejecución de los planes, proyectos y programas y los resultados de la gestión. Texto DAFP. 1.- No todos los líderes de los procesos realizan la autoevaluación institucional con el grupo de trabajo 2.- Se presentan algunas fallas que dificultan la autoevaluación o el autocontrol debido a la falta de detección de desviaciones y a la falta de compromiso institucional. 3. Falta fortalecer los mecanismos de verificación y evaluación que permita al proceso medirse a sí mismo. 4.- Hasta la fecha no se ha realizado la capacitación del componente autoevaluación institucional de acuerdo con el nuevo modelo MECI se encuentra en transición. 5. Se requiere que el auto control no se dé como cumplimiento de papel o informes obligatorios de presentar por cada proceso sino como una cultura prioritaria en la institución. 6. No todos los funcionarios que integran el proceso conocen las mediciones realizadas para que aporten al mejoramiento del mismo. 7.- El Hospital tiene a la fecha plan de mejoramiento a desarrollar con la Contraloría Departamental con 29 hallazgos administrativos para desarrollar durante la vigencia y vigencias futuras. 8.- No se ha recibido la actualización de las políticas del proceso de Jurídica y farmacia

5 9.- Se recibió la visita de Super Salud para la evaluación de los procesos y no han entregado el informe para su estudio y observaciones pertinentes por parte del Hospital Componente evaluación independiente: Se presenta dificultad en el desarrollo de las auditorias por la limitación de recurso humano y por ende de tiempo No esta evaluados los planes de mejoramiento RUAF, de manera adecuada Se evaluó el Plan de Desarrollo por parte de la Oficina de Control Interno y se observa que por falta de recursos económicos y /o la difícil situación financiera no se ha cumplido con algunas metas en lo trascurrido de la vigencia Avances 1.- Se Identifican los errores en algunos procesos y se toman correctivos inmediatos por parte de algunos responsables de los procesos sobre todo misionales. 2. Actualmente se está en proceso de iniciar la capacitación del nuevo modelo MECI que iniciara en cinco fases: de conocimiento, Diagnostico, Planeación y actualización, Ejecución y Seguimiento adicional al entrenamiento técnico y capacitación de autocontrol. 3.- Existe un nuevo instrumento de evaluación institucional el Programa de Saneamiento Fiscal y Financiero, (en trámite de aprobación por parte del Ministerio de Protección Social y Hacienda Pública) que incluye medidas y evaluación permanente de las mismas. 4. Los Controles están definidos en cada uno de los procesos; los planes, mapas de riesgos y procesos tienen definidos sus respectivos controles. 5.- La oficina de control interno realizo hasta la fecha las auditorias, en las que se realizaron recomendaciones y quedaron planes de mejoramiento en el área funcional de urgencias, rehabilitación, farmacia, patología y sistemas. 6.- El hospital a través de los líderes de cada proceso y la oficina de Control Interno podrán realizar la evaluación y autoevaluación de las falencias o debilidades detectadas por la Contraloría Departamental con la oportunidad de mejora en cada proceso, seguimiento y evaluación de las acciones establecidas.

6 Eje Transversal Información y Comunicación Dificultades 1.- Falta la mejora continua en el desarrollo del sistema de información automatizado, en cuanto al manejo y capacitación (inducción) por parte de los funcionarios. El sistema de Información SAFIX, presenta dificultades de funcionamiento, las cuales son atendidas por el grupo de sistemas de información y el proveedor para su estabilización. 2.- La información de la Historia clínica, se procesa en forma manual, en las Unidades Funcionales misionales. No se ha implementado la historia clínica sistematizada en todos los procesos. 3.- El sistema de información y comunicación presenta varios inconvenientes para su desarrollo se deben diseñar políticas y mecanismos de control, consecución, captura, procesamiento y generación de datos al interior de la institución. 4.- No existe un aplicativo para la recepción, despacho y sobre todo control de fecha y recibidos de la correspondencia. 5.- Existen falencias en la entrega de la información en los procesos de recurso humano, inventarios, para dar cumplimiento con las conciliaciones en el proceso contable. 6.- Falta estructurar con tecnología acorde y recurso humano idóneo el proceso de información de facturación- auditoria de la cuentas por venta de servicios en la institución. 7.- Existe la política de información pero no se aplican mecanismos internos y externos para socializar la información generada. Avances 1.- Actualmente se está realizando una prueba piloto mejorada en la unidad funcional de cuidado crítico con el aplicativo SAFIX Adicionalmente se está trabajando con la Secretaria de Salud Departamental, la posibilidad de un sistema de información automatizado que permita optimizar la información, captura y procesamiento de datos en cada área. 2.- Se respeta el procedimiento de recepción y despacho de oficios o comunicaciones, manuales. 3.- El Hospital cuenta con medios de comunicación permanentes como el Intranet, internet, Spak, 4.- El proceso de comunicación informativa presenta mejoras, se actualiza la página Web, se tiene vínculo con la página de Gobierno en Línea. 5- La comunicación organizacional del Hospital es aceptable con tendencia a mejorar, dando a conocer a las personas de los diferentes procesos a través de sus líderes toda la información para el desarrollo de la gestión, las políticas de comunicación institucional interna están definidas y socializadas. (Res 0845 Agosto de 2011 Manual de política. Políticas de medios de comunicación).

7 Estado general del Sistema de Control Interno El Sistema Integrado de Gestión del Hospital Federico Lleras ESE, ha logrado la sostenibilidad y mantenimiento, Es difícil conseguir que los funcionarios a todo nivel mantengan la cultura del control, autocontrol y evaluaciones permanentes, que permitan evidenciar las falencias o fortalezas de cada proceso. Sin embargo esta oficina considera que es muy importante que exista mayor liderazgo para el mejoramiento de los procesos, la convicción y compromiso de los funcionarios para desarrollar motivados sus actividades, esta última porque debido al déficit presupuestal y a la iliquidez no es posible que los funcionarios trabajen motivados y esto genera falta de ejecución de tareas, algo de descuido en las responsabilidades y por ende el no cumplimiento de los objetivos en la Gestión de planeación, control y seguimiento en los planes, programas y proyectos establecidos en la vigencia Recomendaciones 1.- Para la mejora del documento que contiene los principios y valores, se recomienda realizar actividades urgentes donde todo el recurso humano participe y entienda la importancia de la aplicación de estos valores y principios institucionales así como mantener la coherencia de la gestión con los principios consagrados en la Constitución Política y que los funcionarios se comporten de acuerdo con las reglas de conducta definidas por el hospital. 2-. Se recomienda ejecutar el plan de capacitaciones durante esta vigencia 3.-Se recomienda que los planes, proyectos y programas sean evaluados permanentemente y directamente por los responsables de cada proceso. 4.- Se recomienda la publicación de los procedimientos en la intranet de la institución 5.- Es indispensable que el Hospital cuente con una organización por procesos articulado con la Estructura organizacional de conformidad con el nuevo programa de Saneamiento Fiscal y Financiero institucional par a dar estricto cumplimiento en las medidas y proyecciones financieras. 6.- Realizar la socialización de manera dinámica a todo nivel del Mapa de Riesgo Anticorrupción. 7.- Solicitar de manera inmediata al Departamento Administrativo de la Función Pública, la orientación, asesoría para el rediseño organizacional que requiere el Hospital. 8.- Ejecutar y empezar la aplicación inmediata del Estatuto de Contratación aprobado por Junta Directiva mediante Acuerdo número 005 de Junio 5 de 2014, como instrumento de control en los procesos precontractuales y contractuales donde se deben aplicar todos los principios principalmente dar cumplimiento con la publicación en el SECOP, en las etapas pertinentes y además obedece a parámetros en la contratación que permiten mayor control y trasparencia. 9.- Se recomienda que todos los meses se realice la evaluación y ajuste de las actividades relacionadas con los planes, programas y proyectos que pueden medirse con parámetros enfocados a la toma de decisiones que permiten monitorear la gestión y así asegurar que las actividades o acciones vayan en sentido correcto Se recomienda de carácter urgente el establecimiento y divulgación de las políticas de operación en inducción y re inducción Específica a cargo del jefe inmediato, debido a los cambios significativos que ha sufrido el hospital, se revise la pertinencia y su aplicación.

8 11.- Se debe realizar seguimiento periódico (mensual) de los riesgos con el fin de evitar consecuencias negativas o materialización de los riesgos, actualmente lo realiza la oficina de control interno de manera cuatrimestral No se ha elaborado el Mapa de Riesgos institucional, se recomienda su elaboración a más tardar antes de terminar la vigencia Realizar la autoevaluación de los planes, sistemas y la efectividad de la gestión, los riesgos, controles, retroalimentando la información a los equipos de trabajo como parte de la mejora continua para el logro de los objetivos y metas institucionales Se recomienda Evaluar mensualmente en su totalidad una vez aprobado el Programa de Saneamiento Fiscal y Financiero del Hospital Federico Lleras Acosta Consolidar la Información de la oficina de Atención al Usuario y más específicamente los informes de Quejas y Reclamos durante la vigencia Se debe dar cumplimiento con la ejecución de los hallazgos realizados por la Contraloría Departamental con el fin de mejorar y optimizar los procesos, autoevaluar y solucionar las desviaciones que afectan el cumplimiento de los objetivos institucionales Realizar y Ejecutar el plan de capacitación de la vigencia, fortaleciendo los procesos de inducción, re inducción entre otros Implementar durante el segundo trimestre de la presente vigencia la funcionalidad del comité de Compras Fortalecer la comunicación entre los procesos de facturación, inventarios y servicio farmacéutico con el proceso de contabilidad Ajustar el manual de calidad, a los requisitos definidos en la guía del DAFP, apoyando a todos los responsables para su disponibilidad en el servicio como herramienta de gestión Fortalecer los canales de comunicación, para facilitar la información organizacional entre los diferentes procesos del Hospital Continuar el Desarrollo del Plan del sistema de Información del Hospital y el seguimiento a las observaciones presentadas por los responsables de los procesos para que se solucionen de manera oportuna y no se presenten inconvenientes en la ejecución de las actividades. 16. Continuar el proyecto de sistematización para la integración de la información asistencial con el apoyo de la Gobernación Departamental Realizar estrategias administrativas que permitan la disminución del déficit financiero actual Integrar a todos los responsables de los procesos en la Autoevaluación de la Gestión, los Controles y la medición de Indicadores, que aplican a sus planes procesos y riesgos, con retroalimentación y participación en las acciones de mejora Fortalecer las acciones de monitoreo que los Superiores Inmediatos realizan con el Servidor Público en forma permanente para el cumplimiento de los planes especialmente los individuales.

9 21.- Continuar el cumplimiento de los Planes Institucionales, la Gestión de la consecución de los recursos económicos para el cumplimiento del logro de metas y objetivos a todo nivel y especialmente lograr tener atención humanizada y calificada a nuestros clientes externos Se considera que se debe hacer mayor seguimiento para conseguir los recursos y viabilizarían a los proyectos planteados en el Plan de Desarrollo , con el fin de dar cumplimiento a objetivos institucionales importantes para el logro del equilibrio financiero Se recomienda contratar todos los servicios indirectos, con precios bajos reflejados en un estudio de costos previo al análisis de conveniencia realizado por los responsables de los procesos y de acuerdo con la productividad en los casos que aplica Contratar el recurso humano que se requiera bajo la matriz de producción y requerimientos de servicios de acuerdo con la contratación con las EPs Realizar seguimiento a la productividad versus contratación recurso humano. 26 Evaluar mediante seguimiento los procesos Judiciales que afectan la situación financiera del Hospital En los planes de Mejoramiento se recomienda que en las acciones existan no acciones correctivas sino identificar y mejorar las causas que generan el hallazgo, con el fin de asegurar la efectividad y no que se presenten riesgos recurrentes en los procesos Acatar las recomendaciones que realiza control Interno para minimizar todos los riesgos y prevenir los hallazgos o incumplimiento de la norma Se recomienda nuevamente la actualización de las Tablas de Retención Documental Se recomienda a la Oficina Jurídica que en el caso de contratistas se debe incluir en las obligaciones contractuales la aplicación y adaptación de MECI Decreto 943 de Nos permitimos recordar que la Responsabilidad de un adecuado Sistema de Control Interno es del Representante legal del Hospital. La oficina de control interno es el evaluador y asesor del sistema Integral de control interno. Diligenciado por: ESTELA AREIZA FRANCO Fecha: 05/07/2014

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