INFORME MONITOREO DE RIESGOS DE GESTIÓN Y DE CORRUPCIÓN


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1 INFORME MONITOREO DE RIESGOS DE GESTIÓN Y DE CORRUPCIÓN Oficina de Planeación Agosto de

2 Contenido 1. Introducción 2. Metodología 3. Resultados de la aplicación metodológica 4. Conclusiones 2

3 1. Introducción El Monitoreo y Revisión a los mapas de riesgos, según la Guía para la Administración del Riesgo expedida por el Departamento de la Función Pública, es esencial para verificar que las acciones diseñadas y adoptadas para cada uno de los riesgos, los cuales nunca dejan de ser una amenaza para la Institución, estén siendo efectivamente implementadas con el ánimo de evitar la ocurrencia de las situaciones que ponen en riesgo el cumplimiento del Plan Estratégico. La responsabilidad de adelantar el monitoreo de acuerdo a los parámetros establecidos por la Guía estarán a cargo los responsables de los procesos y la Oficina de Control Interno, con el fin de sugerir los correctivos y ajustes necesarios para asegurar el efectivo manejo del riesgo. A su vez, la Oficina de Planeación dentro del rol que le asiste según el artículo 8 de la Resolución 2006 de 2010, sobre adelantar el monitoreo con base en los objetivos, riesgos y controles existentes, llevó a cabo el proceso de verificación a las acciones establecidas para hacer control a los riesgos identificados en todas las dependencias tanto del nivel central como regional. Adicionalmente, dando cumplimiento al numeral 2 del artículo 11 del Decreto 025 de 2014: Asesorar y apoyar al Defensor del Pueblo en el diseño, formulación y evaluación de las políticas, estrategias, planes, programas y proyectos institucionales para el efectivo cumplimiento de las funciones de la Entidad, con base en los lineamientos metodológicos del Manual Técnico del Modelo Estándar de Control Interno MECI 2014, la guía de administración de riesgos versión cuarta del año 2011 emitida por el DAFP y el instructivo desarrollado por el equipo de profesionales de la oficina de planeación en abril del presente año, y cumpliendo con las recomendaciones de la Oficina de Control Interno sobre el tema, se formularon una propuesta de estandarización de riesgos y de Política para la Administración del Riesgo las cuales fueron enviadas para consideración del Comité de Coordinación del Control Interno en su próxima sesión. 3

4 2. Metodología La Metodología utilizada para la elaboración del presente informe desarrolló las siguientes acciones: 1. Mediante correo electrónico de fecha agosto 12 de 2014, se solicitó a las Defensorías Regionales, Defensorías Delegadas, Direcciones Nacionales y demás Dependencias del Nivel Central, realizar el Monitoreo a los Mapas de Riesgos de gestión y de corrupción, además el diligenciamiento y envío del Acta de Reunión respectiva a la actividad. 2. Se realizó un estudio detallado de las acciones definidas para llevar a cabo los controles propuestos en cada uno de los riesgos identificados en los mapas de las dependencias. 3. A partir de los lineamientos establecidos por el DAFP en la guía para administración de riesgos de 2011, el Decreto 943 de 2014, por el cual se actualiza el Modelo Estándar de Control Interno, y las sugerencias ofrecidas por la Oficina de Control Interno, se desarrollaron los siguientes elementos de la administración del riesgo a manera de propuesta y para consideración del Comité de Coordinación de Control Interno, MECI Calidad: política de administración del riesgo, contexto estratégico, identificación y estandarización de los riesgos, análisis y valoración del riesgo. Lo anterior limitó la asesoría individualizada que para los dos últimos informes venía ofreciendo la Oficina de Planeación a todas las áreas de la entidad. 3. Resultados de la aplicación metodológica 1. Se obtuvo como resultado únicamente la información de las dependencias que se relacionan a continuación: Dirección Nacional de Promoción y Divulgación Dirección Nacional de Atención y Trámite de Quejas Dirección Nacional Recursos y Acciones Judiciales Delegada para la Política Criminal y Penitenciaria Delegada para la Salud, Seguridad Social y Discapacidad Oficina de Control Interno Oficina de Comunicaciones e Imagen Institucional Oficina de Planeación Regional Bolívar 4

5 Regional Vaupés Regional Cauca Regional Caldas Regional Risaralda Regional Ocaña Regional Nariño Regional Boyacá Regional Quindío 2. Una vez recibidas y analizadas las actas de reunión se pudo observar, de manera general, que las áreas de la entidad han encontrado obstáculos para la implementación de las acciones de control del riesgo relacionadas con limitaciones de recursos tecnológicos, humanos y físicos; por lo tanto, la efectividad de los controles propuestos no ha podido definirse. Es así como se detectó que el cumplimiento de los controles definidos depende de la gestión de áreas como: el grupo de sistemas de la Secretaría General, a quien se atribuyen requerimientos tecnológicos de software, hardware y accesibilidad; la Subdirección de Talento Humano, por ser la responsable de adelantar los procesos de vinculación del personal y realizar la distribución de acuerdo con las necesidades; la Subdirección Administrativa, como encargada de llevar a cabo los procesos de contratación para la adquisición de bienes y servicios; y por último, a la Secretaría General como responsable de espacios físicos donde se prestan los servicios a la ciudadanía. Por otro lado, de los monitoreos allegados se evidenció la inclusión de un riesgo en el mapa de corrupción, identificado en la Delegada de Política Criminal y Penitenciaria, consistente en el ofrecimiento de dádivas por parte de los internos a funcionarios de la delegada para que se gestione la solicitud, ante el Inpec, de traslados de establecimientos penitenciarios. 3. Teniendo en cuenta los parámetros establecidos por el MECI 2014, y por la Guía de administración del riesgo de la función pública cuarta edición, se desarrolló una propuesta para la implementación de los elementos para la Administración del Riesgo que incluyó: 5

6 A. Política de Administración del Riesgo Política general La Defensoría del Pueblo se compromete a generar en cada uno de los Servidores Públicos, una cultura de identificación y administración de riesgos para asegurar el cumplimiento del plan estratégico , adoptado mediante Resolución 1014 de 2013, basándose en la estructura orgánica definida por el Decreto 025 de 2014 así como en el marco de su mapa de procesos, en el manejo de un ambiente laboral agradable y en la implementación del sistema de mejora continua, y en consecuencia, a administrar los mismos, implementando acciones efectivas encaminadas a prevenir la materialización de las situaciones de amenaza. Estrategias para el logro de la Política General. a. El proceso de construcción, actualización, monitoreo y revisión de los mapas de riesgos de gestión y corrupción se llevará a cabo siguiendo la metodología establecida por el Instructivo para la Elaboración de Riesgos, expedido por la Oficina de Planeación. b. La fijación de acciones para el control de los riesgos se determinará teniendo en cuenta su relación costo / beneficio. c. Anualmente, dentro de los primeros 60 días del año, se realizará la actualización a los mapas de riesgos, que será monitoreado cada cuatro meses durante el año. d. Se establecerá el análisis, la valoración, el manejo y el control de los riesgos dentro de la concertación de objetivos de desempeño laboral y acuerdos de gestión, así como en la formulación de los planes, programas y proyectos de la entidad. e. Los líderes de los procesos, bajo los lineamientos establecidos por la Oficina de Planeación, formularán los Planes de contingencia relacionados con la atención a las situaciones emergentes en el caso de que se materialicen los riesgos identificados. f. Se generará en cada uno de los servidores públicos una cultura de administración de los riesgos para asegurar su reconocimiento y actuación sobre los mismos, creando conciencia de que si no se administran 6

7 apropiadamente pueden afectar el logro de los objetivos individuales e institucionales. B. Contexto estratégico Se establecieron las diferentes categorías para relacionar las condiciones internas y del entorno que puedan generar eventos que originan oportunidades o afectan negativamente el cumplimiento de la misión y objetivos de la Defensoría del Pueblo. En este orden de ideas, se clasificaron las causas determinadas por dependencia con base en el mapa de riesgos de gestión y de corrupción al cierre de abril del presente año. De lo anterior se obtuvo como resultado los factores de tipo externo identificados para la Defensoría del Pueblo: 1. Sociales: Se clasifican los factores relacionados con la demografía Responsabilidad social, terrorismo. 2. Políticos: Se clasifican los factores relacionados con los cambios de gobierno, legislación, políticas públicas, regulación. Los factores de tipo interno: 1. Infraestructura: Se clasifican los factores relacionados con disponibilidad de activos, capacidad de activos, acceso al capital. 2. Personal: Se encuentran los factores relacionados con la capacidad del personal, salud, seguridad. 3. Procesos y procedimientos: Factores relacionados con capacidad, diseño, ejecución, proveedores, entradas, salidas, conocimiento. 4. Financieros: Factores relacionados con presupuesto. 5. Tecnológicos: Factores relacionados con integridad de datos, disponibilidad de datos y sistemas, desarrollo, producción, mantenimiento. 6. Cultura Organizacional: Factores relacionados con la ética y buen gobierno institucional. Y en consecuencia del resultado de la relación factor vs causa de los mapas de gestión y de corrupción, se obtuvo el siguiente resultado: Análisis del entorno (Factores de tipo externo vs causas). Causas relacionadas con factores sociales: 7

8 1. Falta de relaciones permanentes con organizaciones sociales y la academia. 2. Problemas de orden público. (Cuatro riesgos con esta causa) 3. Presiones por parte de los grupos interesados. (Dos riesgos con esta causa) 4. Dificultad para el acceso a zonas advertidas en riesgo, para desarrollar el seguimiento respectivo. 5. La dimensión de las actividades que desempeña la Defensoría del Pueblo en razón a la vulneración de DDHH y DIH. 6. Dificultad de desplazamiento a municipios y veredas lejanas.( 2 riesgos con esta causa) 7. Visitas a centros de reclusión con alto nivel de riesgo epidemiológico. 8. Utilización de transporte público e informal, para cumplir con la gestión misional, colocando en situación de riesgo a terceros. 9. Afectación por condiciones de orden público. 10. Pérdida de elementos por ataques de organizaciones delincuenciales. 11. Aumento de la población la población en situación de pobreza que imposibilita asumir los costos de la defensa. 12. Aumento de los índices de criminalidad. 13. Movilizaciones Sociales. 14. Eventos violentos relacionados con el conflicto armado que afectan de manera eventual toda la planeación institucional Causas relacionadas con factores Políticos: 1. Suministro de información incompleta y/o inadecuada. (4 riesgos con esta causa) 2. Respuestas demoradas por entidades externas, a solicitud de la Defensoría del Pueblo. (Dos riesgos con esta causa) 3. Inobservancia del protocolo para el seguimiento de los riesgos advertidos, en DDHH y DIH. 4. Ausencia de protocolos de actuación por parte de las autoridades para las acciones de mitigación del riesgo. 5. Deficiencia en los canales de comunicación entre el SAT y las autoridades competentes. 6. Cambios permanentes en la legislación contractual. 7. Falta de acompañamiento de las autoridades competentes, a funcionarios que deben desplazarse solos a sitios de alto riesgo. 8. Carencia de emblemas o prendas institucionales que ponen en riesgo la integridad de los funcionarios de la entidad. Análisis de los factores internos: Causas relacionadas con factores de Infraestructura: 1. Infraestructura inadecuada, lo que impide una eficiente atención al usuario. (Diez y ocho riesgos con esta causa.) 8

9 2. Falta de espacio para ubicar los archivos de gestión en las diferentes dependencias /regionales. (Dos riesgos con esta causa). 3. Incremento en la demanda para la prestación del servicio, sin una adecuada respuesta en el acondicionamiento de la infraestructura. 4. Creación de nuevos servicios, aumentando la demanda de usuarios que solicitan la atención por parte de la entidad, sin que esta se haya ajustado en su infraestructura. 5. Falta de medios de transporte, para prestar una mejor atención a los usuarios en zonas marginadas. 6. Carencia de equipos de comunicación. 7. Dotación deficiente en los lugares de trabajo para efectuar gestión directa. (dos riesgos con esta causa). Causas relacionadas con factores de Personal: 1. Debilidades en las competencias de los funcionarios, para una mejor atención a los usuarios. ( 13 riesgos con esta causa) 2. Falta de capacitación. (26 riesgos con esta causa). 3. Insuficiente personal para la atención de los usuarios, ante las nuevas funciones encomendadas a la Defensoría del Pueblo y aumento en la demanda de la prestación del servicio. (45 riesgos con esta causa) 4. Sobrecargas laborales. (9 riesgos con esta causa). 5. Logística de alojamiento y manutención deficientes. 6. Organización laboral inapropiada o deficiente, ( 3 riesgos con esta causa) 7. Accidentes laborales y/o personales ( 3 riesgos con esta causa) 8. No verificación de los requisitos establecidos en el Manual de funciones para el ingreso al servicio conforme al procedimiento. 9. Falta realizar una evaluación integral del desempeño laboral a los servidores públicos inscritos en carrera administrativa. 10. Debilidades en el desarrollo de los programas de inducción y re inducción (5 riesgos con esta causa). 11. Falta de aplicación de los programas de bienestar social laboral en las Defensorías Regionales. (3 riesgos con esta causa). 12. Debilidades en la inclusión en el sistema de información y gestión del empleo público "SIGEP", de los documentos pertenecientes a la historia laboral. (2 riesgos con esta causa). 13. Vinculación reciente de personal 14. Debilidades en el cumplimiento del horario de atención por parte de los servidores públicos y contratistas. Causas relacionadas con los factores de Procesos y procedimientos: 1. Procedimientos inadecuados. (93 riesgos con esta causa). 9

10 2. Falta de seguimiento, medición y análisis de la eficacia y eficiencia de los procesos. (12 riesgos con esta causa). 3. Inobservancia y/o desconocimiento de los procedimientos. (15 riesgos con esta causa). 4. Deficiente manejo documental. (21 riesgos con esta causa). Causas relacionadas con los factores financieros: 1. Recursos insuficientes para cubrir la demanda de servicios ante el crecimiento de la entidad. ( 20 riesgos con esta causa) 2. Deficiente programación de los recursos necesarios para cumplir en forma oportuna con las obligaciones adquiridas con terceros, por parte de las áreas ejecutoras del presupuesto. ( 2 riesgos con esta causa) 3. Estudios previos mal formulados. Causas relacionadas con los factores Tecnológicos: 1. Fallas técnicas en equipos de cómputo, software o sistema de información. ( 15 riesgos con esta causa) 2. Debilidad tecnológica y soporte inoportuno. ( 34 riesgos con esta causa) Causas relacionadas con los factores de cultura organizacional. 1. Falta de compromiso e identidad institucional, resistencia al cambio. (7 riesgos con esta causa). 2. No se actúa conforme a la ética profesional. Con respecto a las causas que generan riesgos de corrupción, de acuerdo con los mapas de riesgos de corrupción por procesos, se identificaron las causas de tipo interno, (No se identificaron causas relacionadas con el entorno o de tipo externo), siendo relacionadas así: Causas relacionadas con los factores de Personal: 1. Inobservancia de normas del sistema nacional de capacitación y estímulos para los empleados. (3 riesgos con esta causa). 2. Concentración de labores. (3 riesgos con esta causa). 3. Nombramiento de funcionarios sin los perfiles requeridos. (4 riesgos con esta causa). Causas relacionadas con los factores Procesos y procedimientos: 1. Deficientes controles o carencia de los mismos. (23 riesgos con esta causa) 10

11 2. Procedimientos deficientes o inexistentes. ( 37 riesgos con esta causa) 3. Manipulación de información. (4 riesgos con esta causa). Causas relacionadas con los factores de Tecnología: 1. Debilidades en la infraestructura tecnológica. Causas relacionadas con los factores cultura organizacional: 1. Debilidades o deficiencias en la aplicación del Código de ética. (19 riesgos con esta causa). 2. Interés económico particular. Debilidad en la cultura organizacional. 3. Utilización de recursos de la entidad para beneficio propio. 4. Conflicto de intereses, nepotismo, amiguismo. (2 riegos con esta causa). 5. Recibir dadivas. (4 riesgos con esta causa). C. Identificación de Riesgos Con base en las normas técnicas de calidad se estandarizaron los riesgos identificados obteniendo como resultado los siguientes: Riesgos de gestión 1. Deficiente asesoría y apoyo a otras dependencias. 2. Incumplimiento en la generación de respuestas a otras entidades. 3. Deficiente implementación de sistema de gestión de calidad información incompleta o inoportuna para la toma de decisiones. 4. Tramite inoportuno de información 5. Falla en la atención al usuario externo 6. Incumplimiento en la generación de respuestas a los usuarios 7. Discrecionalidad. 8. Deficiente manejo del sistema de gestión documental 9. Vinculación irregular de personal 10. Falta de personal 11. Incumplimiento de la misión institucional por falta de recursos 12. Incumplimiento de procedimientos 13. Falta de capacitación 14. Fallas en el sistema de información 15. Desequilibrio de la carga laboral 16. Incumplimiento del horario laboral 17. Situación de riesgo para la integridad de los funcionarios 18. Deficiente ambiente laboral por debilidades en la infraestructura 19. Fallas en los canales de comunicación 20. Fallas en el rol de supervisión 11

12 21. Retrasos en procesos de contratación 22. Incumplimientos contractuales Riesgos de corrupción 1. Cdp s autorizados sin que corresponda al objeto del proyecto 2. sistemas de información susceptibles de manipulación y adulteración 3. cobro por trámite (concusión) 4. decisiones ajustadas a intereses particulares 5. trafico de influencias 6. dilatación de procesos con el propósito de obtener el vencimiento de términos o la prescripción de los mismos 7. concentración de información de determinadas actividades o procesos en una persona 8. extralimitación de funciones 9. vinculación irregular de personal 10. inclusión de gastos no autorizados 11. manipulación de estados financieros 12. estudios previos o de factibilidad manipulados por personal interesado en el futuro proceso de contratación 13. pliegos de condiciones hechos a la medida de una firma particular 14. designar supervisores que no cuentan con conocimientos para desempeñar la función con el fin de omitir incumplimientos 15. soborno. D. Análisis y Valoración del Riesgo Los resultados obtenidos se presentan en los mapas de riesgos de gestión institucional y de corrupción. 4. Conclusiones Es necesario señalar el bajo compromiso de los responsables de los procesos en el cumplimiento de la responsabilidad que les asiste, según la Resolución 2006 de 2010, de realizar el monitoreo trimestral a los controles establecidos para minimizar la ocurrencia de los riesgos que los pueden afectar, teniendo en cuenta que de las 25 dependencias del nivel central tan sólo allegaron información 7 de ellas, y de 36 regionales se contó con la respuesta de 9 de ellas. No obstante, con la información obtenida se puede validar la incidencia de las limitantes administrativas en el cumplimiento de los objetivos misionales de cada dependencia y por ende, en la materialización de las acciones de 12

13 control previstas en la administración del riesgo. Es preciso señalar que, una vez superado el estudio de las propuestas de los elementos de la Administración del Riesgo por parte del Comité de Coordinación de Control Interno y aprobadas por el señor Defensor del Pueblo, éstas serán implementadas en el monitoreo con corte 31 de diciembre de Proyecto: Oficina de Planeación -Equipo de mapa de riesgos 13

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