OFICINA DE COMUNICACIONES


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1 HOSPITAL SANTA ROSA MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES DE LA OFICINA DE COMUNICACIONES 2011 APROBADO ULTIMA MODIFICACIÓN VIGENCIA: Fecha: Fecha: 20 / 10 / 2010 Fecha: 01 año

2 MINISTERIO DE SALUD Página 2 de 25 INDICE PAG. CARATULA INDICE CAPITULO I CAPITULO II OBJETIVO Y ALCANCE DEL MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES BASE LEGAL CAPITULO III CRITERIOS DE DISEÑO CAPITULO IV ESTRUCTURA ORGANICA, ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL Y ORGANIGRAMA FUNCIONAL Estructura Orgánica 4.2 Organigrama Estructural 4.3 Organigrama Funcional CAPITULO V CUADRO ORGANICO DE LOS CARGOS CAPITULO VI DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES DE LOS CARGOS Funciones de los cargos o puestos de trabajo de la Oficina de Comunicaciones. CAPITULO VII COMITES Y/OCOMISIONES DE TRABAJO CAPITULO VIII ANEXO Y GLOSARIO DE TERMINOS 24 25

3 MINISTERIO DE SALUD Página 3 de 25 CAPITULO I: OBJETIVO Y ALCANCE DEL MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES 1. OBJETIVO DEL MANUAL El es un documento técnico normativo de gestión, que tiene los siguientes objetivos. 1.1 Definir y establecer las responsabilidades, atribuciones, funciones, relaciones internas y externas y los requisitos de los cargos establecidos en el Cuadro para Asignación de Personal y contribuir al cumplimiento de los objetivos funcionales establecidos en el Reglamento de Organización y Funciones del Hospital Santa Rosa. 1.2 Facilitar el desarrollo de las funciones operativas y administrativas, así como la coordinación y la comunicación de todos sus integrantes, eliminando la duplicidad de esfuerzos, confusión e incertidumbre para el cumplimiento de las funciones asignadas a los cargos o puestos de trabajo. 1.3 Servir como instrumento de comunicación y medio de capacitación e información para entrenar capacitar y orientación permanente al personal. 1.4 Establecer las bases para mantener un efectivo sistema de control interno y facilitar el control de las tareas delegadas. 2. ALCANCE El presente Manual de Organización y Funciones, es de aplicación obligatoria en las unidades orgánicas que conforman la Oficina de Comunicaciones del Hospital Santa Rosa

4 MINISTERIO DE SALUD Página 4 de 25 CAPITULO II: BASE LEGAL - Ley Nº Ley del Ministerio de Salud. - Ley Nº Ley Marco de Modernización de la Gestión del Estado. - Ley N Ley General del Procedimiento Administrativo. - Decreto Legislativo N Ley de Bases de la Carrera Administrativa y de Remuneraciones del Sector Público. - Decreto Supremo Nº SA. Aprueba el Reglamento de la Ley N Ley del Ministerio de Salud. - Decreto Supremo N SA Aprueba el Reglamento de Organización y Funciones del Ministerio de Salud. - Decreto Supremo Nº PCM Aprueban lineamientos para la elaboración y aprobación del Cuadro para Asignación de Personal CAP de las Entidades de la Administración Pública. - Decreto Supremo Nº PCM Aprueban lineamientos para la elaboración y aprobación del Reglamento de Organización y Funciones ROF por parte de las Entidades de la Administración Pública. - Resolución Ministerial N SA/DM Aprueba el Modelo de Reglamento de Organización y Funciones de los Hospitales - Resolución Ministerial N /MINSA - Aprueba el Reglamento de Organización y Funciones del Hospital Santa Rosa. - Resolución Ministerial Nº /MINSA Modifican el Cuadro para Asignación (CAP) del Hospital Santa Rosa. - Resolución Ministerial N /MINSA Se aprueba la Directiva N 007-MINSA/OGPP-V.02: Directiva para la Formulación de Documentos Técnicos Normativos de Gestión Institucional. - Resolución Ministerial Nº /MINSA Aprobar el Manual de Clasificación de Cargos del Ministerio de Salud. - Resolución Ministerial Nº /MINSA Aprobar la Directiva Administrativa Nº 172-MINSA/OGPP-V.O1 Directiva Administrativa para la Adecuación de los Cuadros para Asignación de Personal al Manual de Clasificación de Cargos del Ministerio de Salud.

5 MINISTERIO DE SALUD Página 5 de 25 CAPITULO III: CRITERIOS DE DISEÑO Para el desarrollo del presente manual se han aplicado los criterios que a continuación se mencionan: 3.1 Eficacia y Eficiencia La eficacia expresada como la capacidad de los directivos y servidores para alcanzar las metas y resultados planificados, por lo cual las funciones se deben distribuir adecuadamente, asegurando el cumplimiento de los objetivos funcionales, aprovechando al máximo los recursos disponibles y estableciendo funciones que aseguren la evaluación de los resultados. La eficiencia para producir el máximo resultado con el mínimo de recursos, energía y tiempo. Se busca la mayor eficiencia en la utilización de los recursos, por lo tanto se debe eliminar la duplicidad o superposición de funciones y atribuciones entre funcionarios y servidores. 3.2 Racionalidad Las funciones deben diseñarse o rediseñarse con el fin de obtener el máximo de efectividad con el menor costo posible. 3.3 Unidad de Mando Todo cargo dependerá jerárquicamente de un solo superior. 3.4 Autoridad y responsabilidad Definición clara de las líneas de autoridad, así como los niveles de mando y responsabilidad funcional, para que los cargos de nivel superior puedan delegar autoridad necesaria en los niveles inferiores y se puedan adoptar decisiones según las responsabilidades asignadas. Las responsabilidades deben ser claramente definidas, para que no exista el riesgo que pueda ser evadida o excedida por algún funcionario o servidor. La delegación de la autoridad debe tener un medio efectivo de control, para establecer el cumplimiento de las funciones y tareas asignadas. Por su parte, todo empleado debe estar obligado a informar a su superior sobre las tareas ejecutadas y los resultados obtenidos, en función a lo que espera lograr. 3.5 Segregación de Funciones Las funciones y tareas de los servidores deben ser definidas y limitadas de modo que exista independencia y separación entre funciones incompatibles que, entre otras, son: autorización, ejecución, registro, custodia de fondos, valores y bienes, y control de las operaciones, debiendo distribuirse a varios cargos evitando que todos los aspectos fundamentales de una transacción u operación se concentren en manos de una sola persona o unidad operativa, dado que por tratarse de funciones incompatibles, existe un alto riesgo de que pueda incurrirse en errores, despilfarros, actos irregulares o ilícitos. 3.6 Sistematización Las funciones y tareas forman parte de sistemas, procesos, sub proceso ó actividades. Las funciones deben tener un fin, es decir definirse en base a cumplimiento de los objetivos funcionales centrados en el usuario y estar interrelacionadas.

6 MINISTERIO DE SALUD Página 6 de Trabajo en Equipo La conformación de equipos de trabajo, para simplificar y flexibilizar la organización, acortando y agilizando la cadena de mando y facilitando preferentemente la ubicación en esos niveles a personal profesional, para disminuir costos al requerirse menos cargos jefaturales, así como facilitar la coordinación horizontal y las comunicaciones directas, reduciendo el papeleo y la formalidad burocrática. 3.8 Mejoramiento Continuo Actividad recurrente que permite el cambio e innovación en la organización para lograr mejoras significativas en la atención de las necesidades de los usuarios externos e internos. 3.9 Planeamiento y actualización del Manual de Organización y Funciones El diseño específico de las funciones de los cargos se articula a los objetivos definidos en el proceso de planeamiento estratégico y los objetivos funcionales del Reglamento de Organización y Funciones, para el uso eficiente de los recursos humanos, materiales y financieros. La organización es dinámica y el Manual de Organización y Funciones debe actualizarse permanentemente cuidando de mantener el equilibrio, flexibilidad y ser acorde al perfil del cargo o puesto de trabajo.

7 MINISTERIO DE SALUD Página 7 de 25 CAPITULO IV: ESTRUCTURA ORGANICA, ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL Y ORGANIGRAMA FUNCIONAL 4.1. Estructura Orgánica: La Oficina de Comunicaciones es la unidad orgánica encargada de establecer la comunicación social y relaciones públicas que sean necesarias para lograr los objetivos estratégicos y funcionales del Hospital.

8 MINISTERIO DE SALUD Página 8 de 25 CAPITULO IV: ESTRUCTURA ORGANICA, ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL Y ORGANIGRAMA FUNCIONAL 4.2. Organigrama Estructural de la Oficina de Comunicaciones : DIRECCIÓN GENERAL DEL HOSPITAL SANTA ROSA OFICINA DE COMUNICACIONES ASISTENCIA ADMINISTRATIVA UNIDAD DE COMUNICACIÓN SOCIAL UNIDAD DE RELACIONES PÚBLICAS

9 MINISTERIO DE SALUD Página 9 de 25 CAPITULO IV: ESTRUCTURA ORGANICA, ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL Y ORGANIGRAMA FUNCIONAL 4.3. Organigrama Funcional de la Oficina de Comunicaciones: OFICINA DE COMUNICACIONES Jefe/a de Oficina (1) ASISTENCIA ADMINISTRATIVA UNIDAD DE COMUNICACIÓN SOCIAL UNIDAD DE RELACIONES PÚBLICAS Especialista en Comunicación Social (1) Relacionista Público (1) Asistente Profesional II (2) Técnico en Comunicaciones (2) Asistente Administrativo I (1) Auxiliar Administrativo (1)

10 MINISTERIO DE SALUD Página 10 de 25 CAPITULO V: CUADRO ORGANICO DE CARGOS OFICINA DE COMUNICACIONES Nº CAP CARGO CLASIFICADO CODIGO CARGO ESTRUCTURAL Nº OBSERVACIONES OFICINA DE COMUNICACIONES 0231 Jefe/a de Oficina JEFE/A DE OFICINA 01 Previsto 0232 Relacionista Público Especialista en Comunicación Social I Previsto 0234/0235 Asistente Profesional II Asistente Administrativo I /0238 Técnico/a en Comunicaciones Auxiliar Administrativo TOTAL 09

11 MINISTERIO DE SALUD Página 11 de 25 CAPITULO VI: DESCRIPCIÓN DE LAS FUNCIONES 6.1 DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES DE LA Oficina de Comunicaciones

12 MINISTERIO DE SALUD Página 12 de 25 MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES Pág. 12 de 25 Versión: 1.0 ORGANO/UNIDAD ORGANICA: OFICINA DE COMUNICACIONES CARGO CLASIFICADO: JEFE/A DE OFICINA N DE CARGOS N CAP CODIGO DEL CARGO CLASIFICADO: Previsto Función Básica: Planifica, integra, dirige, organiza y controla el funcionamiento de la Oficina de Comunicaciones. 2. Relaciones del Cargo: Relaciones Internas: Depende directamente del Director de Hospital III y tiene bajo su mando al personal que labora en la Oficina. Relaciones Externas: Coordina sus actividades con los diversos órganos y unidades orgánicas del Hospital Santa Rosa, con la Oficina General de Comunicaciones del MINSA, de la DISA V LC y las Oficinas de Comunicaciones de los Establecimientos de Salud. 3. Atribuciones del Cargo: De supervisión, convocatoria y control. 4. Funciones Especificas: 4.1. Proponer y conducir la elaboración de las políticas y estrategia de comunicación y relaciones públicas de la institución, en armonía con la política institucional y en coordinación con los demás órganos y unidades orgánicas de la Institución Sistematizar información válida y confiable proveniente de los usuarios de la Institución, que contribuya a la aplicación del enfoque de mercadeo social en las acciones institucionales Diseñar y dirigir la difusión y promoción estratégica de las actividades de la Institución a nivel interno y externo, de acuerdo a las prioridades y contenidos definidos en coordinación con los órganos y unidades orgánicas del Hospital Conducir y organizar el ceremonial institucional de protocolo y prensa oficial Proponer el Plan de Comunicación Corporativa Conducir el Plan de Promoción y Difusión que facilite la transparencia y el acceso a la información pública y la defensoría de los derechos de los pacientes y el usuario Conformar los equipos de trabajo para la ejecución de las actividades Ordenar y distribuir el trabajo, la autoridad y los recursos entre los diferentes equipos Garantizar que las publicaciones y material de difusión de las actividades institucionales guarden coherencia con la imagen corporativa Dirigir la ejecución de estrategias de comunicaciones de la Institución, en armonía con la política institucional y en coordinación con los demás órganos y unidades orgánicas de la Institución Coordinar con los órganos y unidades orgánicas las acciones concernientes a su ámbito de competencia Coordinar con los órganos de apoyo y asesoría para la provisión de los elementos necesarios para el logro de objetivos institucionales Evaluar en coordinación con los demás órganos de la Institución las políticas y estrategias de comunicación de la Institución Evaluar el cumplimiento del Plan de Comunicación Corporativo Las demás funciones que le asigne el Director de Hospital III del Hospital Santa Rosa.

13 MINISTERIO DE SALUD Página 13 de Requisitos Mínimos: Educación: - Profesional titulado en Ciencias de la Comunicación Social. - Maestría o Diplomado en Comunicación Corporativa. Experiencia: - Amplia experiencia en el área de comunicación. Capacidades, habilidades y actitudes: - Capacitación especializada en el área, actitud preactiva, trabajo en equipo y bajo presión. ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR: Oficina Ejecutiva de Planeamiento Estratégico Oficina de Comunicaciones ULTIMA MODIFICACION R.D. Nº SA- DS-HSR-OEPE/DG VIGENCIA

14 MINISTERIO DE SALUD Página 14 de 25 MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES Pág. 14 de 25 Versión: 1.0 ORGANO/UNIDAD ORGANICA: OFICINA DE COMUNICACIONES CARGO CLASIFICADO: RELACIONISTA PÚBLICO N DE CARGOS N CAP CODIGO DEL CARGO CLASIFICADO: Función Básica: Coordina, planifica, ejecuta y propone las acciones de Relaciones Públicas. 2. Relaciones del Cargo: Relaciones Internas: Depende directamente del Jefe/a de la Oficina de Comunicaciones y coordina sus actividades con el personal que labora en la Oficina. Relaciones Externas: Con los diversos órganos y unidades orgánicas del Hospital Santa Rosa. 3. Atribuciones del Cargo: De Asesoría Técnica, convocatoria y ejecución. 4. Funciones Especificas: 4.1. Participar en la formulación del Plan de Comunicaciones de la Institución Participar en la elaboración de estrategias de comunicación y relaciones públicas de la Institución en armonía con la política institucional y en coordinación con los órganos y unidades orgánicas de al Institución Recoger y sistematizar información válida y confiable proveniente de los usuarios de la Institución Participar en el diseño estratégico, organización y ejecución de las actividades de la Institución a nivel interno y externo Supervisar y ejecutar las ceremonias institucionales y protocolares Participar en la formulación y seguimiento del Plan de Comunicación Corporativa Organizar y supervisar el Área de Atención al Usuario Conformar equipos de trabajo para la ejecución de actividades Ordenar y distribuir el trabajo de los integrantes del área a su cargo Apoyar las acciones de marketing y promoción institucional Planificar el trabajo del Área a su cargo Elaborar Notas de Prensa Proponer temas para motivación del personal Coordinar con otros órganos y unidades orgánicas de la Institución Apoyar las actividades de transparencia y defensoría de los recursos humanos Proponer y ejecutar actividades de integración Investigar el comportamiento de los públicos Elaborar sondeos de opinión y encuestas Las demás funciones que le asigne el Jefe/la de la Oficina de Comunicaciones.

15 MINISTERIO DE SALUD Página 15 de Requisitos Mínimos: Educación: - Licenciado en Comunicación Social, con especialidad de Relaciones Públicas. - Conocimiento de audiovisuales, diseño gráfico y comunicación en salud y organización de eventos, excelente redacción, capacidad para trabajar en equipo y bajo presión. Experiencia: - Experiencia en el área. Capacidades, habilidades y actitudes: ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR: Oficina Ejecutiva de Planeamiento Estratégico Oficina de Comunicaciones ULTIMA MODIFICACION R.D. Nº SA- DS-HSR-OEPE/DG VIGENCIA

16 MINISTERIO DE SALUD Página 16 de 25 MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES Pág. 16 de 25 Versión: 1.0 ORGANO/UNIDAD ORGANICA: OFICINA DE COMUNICACIONES CARGO CLASIFICADO: ESPECIALISTA EN COMUNICACIÓN SOCIAL I N DE CARGOS N CAP CODIGO DEL CARGO CLASIFICADO: Previsto Función Básica: Ejecuta las actividades relacionadas en comunicación social según la política institucional. 2. Relaciones del Cargo: Relaciones Internas: Depende directamente del Jefe/a de la Oficina de Comunicaciones del Hospital Santa Rosa. Relaciones Externas: Coordina sus actividades con los diversos órganos y unidades orgánicas del Hospital Santa Rosa. 3. Atribuciones del Cargo: De asesoría técnica y convocatoria y ejecución. 4. Funciones Especificas: 4.1. Proponer los lineamientos y estándares para las comunicaciones a través de la prensa escrita y/o audiovisual Diseñar y desarrollar la comunicación audiovisual en el ámbito de su competencia Difundir ante la opinión pública las actividades del Hospital, a través de los diferentes medios de comunicación Participar en reuniones y comisiones relacionadas a prensa, imagen institucional o comunicación Coordinar con los medios de comunicación social, a fin de proyectar servicios que brinda el Hospital hacia la colectividad Brindar asistencia técnica y absolver consultas relacionadas al ámbito de su competencia Emitir informes técnicos sobre asuntos de su competencia Las demás funciones que le asigna el Jefe/a de la Oficina de Comunicaciones. 5. Requisitos Mínimos: Educación: - Título profesional universitario en Ciencias de la Comunicación. - Especialización relacionada a las funciones. Experiencia: - Experiencia desempeñando funciones similares Capacidades, habilidades y actitudes: - Capacitación para trabajar en equipo. - Capacidad organizativa y analítica. - Ética y valores: Solidaridad y honradez. ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR: Oficina Ejecutiva de Planeamiento Estratégico Oficina de Comunicaciones ULTIMA MODIFICACION R.D. Nº SA- DS-HSR-OEPE/DG VIGENCIA

17 MINISTERIO DE SALUD Página 17 de 25 MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES Pág. 17 de 25 Versión: 1.0 ORGANO/UNIDAD ORGANICA: OFICINA DE COMUNICACIONES CARGO CLASIFICADO: ASISTENTE PROFESIONAL II N DE CARGOS N CAP CODIGO DEL CARGO CLASIFICADO: Función Básica: Propone, coordina y ejecuta las acciones de comunicaciones. 2. Relaciones del Cargo: Relaciones Internas: Depende directamente del Jefe/a de la Oficina de Comunicaciones y coordina sus actividades con el personal que labora en al Oficina. Relaciones Externas: Coordina sus actividades con los diversos órganos y unidades orgánicas del Hospital Santa Rosa. 3. Atribuciones del Cargo: De asesoría, convocatoria y ejecución. 4. Funciones Especificas: 4.1. Participar en la elaboración de estrategias de comunicación y relaciones públicas de la Institución, en armonía con la política institucional y en coordinación con los demás órganos y unidades orgánicas de la Institución Recoger información válida y confiable proveniente de los usuarios de la Institución, que contribuya a la aplicación del enfoque de mercadeo social en las acciones institucionales Promover el intercambio de información con otras dependencias Recibir y atender comisiones o delegaciones que visiten la entidad sobre asuntos relacionados a la misma Difundir las actividades de la Institución a nivel interno y externo Apoyar en el ceremonial institucional de protocolo y prensa oficial Ejecutar el Plan de Comunicación Corporativa Ejecutar el Plan de Promoción y Difusión que facilite el acceso a la información pública y la defensoría de los derechos de los pacientes y el usuario Implementar el archivo temático de noticias y temas de salud que difunden los medios impresos, audiovisuales y gráficos para la comunicación social Ejecutar estrategias de comunicación en armonía con la política institucional y en coordinación con los demás órganos y unidades orgánicas de la Institución Ejecutar la difusión y promoción estratégica de las actividades de la Institución a nivel interno y externo, de acuerdo a las prioridades y contenidos definidos en coordinación con los órganos y unidades orgánicas Seleccionar y difundir entre los órganos de la institución las normas legales y publicaciones de interés institucional Elaborar Notas de Prensa Coordinar con los órganos y unidades orgánicas para las acciones concernientes al ámbito de su competencia Diseñar, elaborar y aplicar materiales comunicacionales a fin de mejorar las comunicaciones internas y externas Las demás funciones que le asigne el Jefe/a de la Oficina de Comunicaciones.

18 MINISTERIO DE SALUD Página 18 de Requisitos Mínimos: Educación: - Profesional titulado en Ciencias de la Comunicación Social. - Maestría o Diplomado en Comunicación Corporativa Experiencia: - Experiencia en el área de comunicación. Capacidades, habilidades y actitudes: - Capacitación especializada en el área, actitud preactiva, trabajo en equipo y bajo presión. ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR: Oficina Ejecutiva de Planeamiento Estratégico Oficina de Comunicaciones ULTIMA MODIFICACION R.D. Nº SA- DS-HSR-OEPE/DG VIGENCIA

19 MINISTERIO DE SALUD Página 19 de 25 MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES Pág. 19 de 25 Versión: 1.0 ORGANO/UNIDAD ORGANICA: OFICINA DE COMUNICACIONES CARGO CLASIFICADO: ASISTENTE PROFESIONAL II N DE CARGOS N CAP CODIGO DEL CARGO CLASIFICADO: FUNCION BASICA Propone, coordina y ejecuta las acciones de comunicaciones. 2. RELACIONES DEL CARGO Relaciones Internas: Depende directamente del Jefe/a de la Oficina de Comunicaciones y coordina sus actividades con el personal que labora en la Oficina. Relaciones Externas: Con los diversos órganos y unidades orgánicas del Hospital Santa Rosa. 3. ATRIBUCIONES DEL CARGO De asesoría, convocatoria, control y ejecución. 4. FUNCIONES ESPECIFICAS 4.1. Formular el estado de situación de los actores en comunicación social y sus demandas en salud Diseñar y proponer al Jefe/a de la Oficina de Comunicaciones las estrategias para la elaboración de las políticas en comunicación social de la Unidad de Comunicación Social Monitorear las acciones de comunicación social para su continuidad o modificación Proponer y asesorar planes en educación comunicativa y comunicación para el campo de la salud Ejecutar, monitorear y evaluar acciones de educación comunitaria en el campo de la salud Diseñar y planear estrategias integrales de comunicación social Planear campañas de imagen Coordinar sus actividades con los demás órganos y unidades orgánicas Mantener relación permanente con los medios informativos y difundir a través de ellos campañas, prevención de enfermedades, etc Apoyar elementos de análisis de su competencia así como las respectivas relaciones intersectoriales para el cumplimiento de objetivos Elaborar y aplicar materiales de promoción social e institucional que guarde coherencia con la imagen corporativa Recoger y sistematizar información valida y confiable proveniente de los usuarios de la Institución Elaborar el Plan de Promoción y Difusión Preservar y actualizar el archivo fotográfico y de video de las actividades relevantes realizadas por la Oficina Diseñar material grafico y audiovisual Elaborar guiones para videos institucionales Conducir el Plan de Promoción y Difusión que facilite la transparencia y la defensoría de los derechos de los pacientes y el usuario Representar a la Oficina en ausencia del Jefe/a de la Oficina de Comunicaciones Las demás funciones que le asigne el Jefe/a de la Oficina de Comunicaciones.

20 MINISTERIO DE SALUD Página 20 de REQUISITOS MINIMOS Educación: - Profesional titulado en Ciencias de la Comunicación Social. - Maestría o Diplomado en Comunicación Corporativa. Experiencia: - Experiencia en el área de comunicación. Capacidades, habilidades y actitudes: - Capacitación especializada en el área, actitud proactiva y trabajo en equipo y bajo presión. ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR: Oficina Ejecutiva de Planeamiento Estratégico Oficina de Comunicaciones ULTIMA MODIFICACION R.D. Nº SA- DS-HSR-OEPE/DG VIGENCIA

21 MINISTERIO DE SALUD Página 21 de 25 MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES Pág. 21 de 25 Versión: 1.0 ORGANO/UNIDAD ORGANICA: OFICINA DE COMUNICACIONES CARGO CLASIFICADO: ASISTENTE ADMINISTRATIVO I N DE CARGOS N CAP CODIGO DEL CARGO CLASIFICADO: FUNCION BASICA Diseña y elabora materiales de soporte audiovisual y gráfico de la Institución. 2. RELACIONES DEL CARGO Relaciones Internas: Depende directamente del Jefe/a de la Oficina de Comunicaciones y coordina sus actividades con el personal que labora en la Oficina. Relaciones Externas: Con los diversos órganos y unidades orgánicas del Hospital Santa Rosa. 3. ATRIBUCIONES DEL CARGO 4. FUNCIONES ESPECIFICAS 4.1. Diseñar material gráfico y audiovisual Tomar fotografías Elaborar guiones para videos institucionales Realizar registros audiovisuales Mantener el archivo de videos institucionales Elaborar diseños para presentaciones institucionales Realizar la edición de videos institucionales Elaborar materiales de promoción social e institucional Apoyar a otra área en la elaboración de materiales informativos Asegurar el diseño corporativo de los materiales de difusión Apoyar en las actividades protocolares Diseñar el boletín electrónico Elaborar material de merchandising Las demás funciones que le asigne el Jefe/a de la Oficina de Comunicaciones. 5. REQUISITOS MINIMOS Educación: - Técnico en Diseño Grafico y Audiovisual. - Marketing y comunicación en salud. Experiencia: - Alguna experiencia en labores relativas al Área de trabajo. Capacidades, habilidades y actitudes: - Capacidad de trabajo en equipo. ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR: Oficina Ejecutiva de Planeamiento Estratégico Oficina de Comunicaciones ULTIMA MODIFICACION R.D. Nº SA- DS-HSR-OEPE/DG VIGENCIA

22 MINISTERIO DE SALUD Página 22 de 25 MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES Pág. 22 de 25 Versión: 1.0 ORGANO/UNIDAD ORGANICA: OFICINA DE COMUNICACIONES CARGO CLASIFICADO: TECNICO/A EN COMUNICACIONES N DE CARGOS N CAP CODIGO DEL CARGO CLASIFICADO: FUNCION BASICA Realizan atención de usuarios y visitantes. 2. RELACIONES DEL CARGO Relaciones Internas: Dependen directamente del Jefe/a de la Oficina de Comunicaciones y coordina sus actividades con el personal que labora en la Oficina. Relaciones Externas: Con los diversos órganos y unidades orgánicas del Hospital Santa Rosa. 3. ATRIBUCIONES DEL CARGO 4. FUNCIONES ESPECIFICAS 4.1. Organizar el sistema de atención al usuario Atender consultas de usuarios y visitantes en forma personalizada Llevar el registro de visitantes Proponer y ejecutar acciones destinadas a mejorar su Área Supervisar el mantenimiento adecuado de los ambientes de recepción y sala de espera Coordinar con las secretarias de los órganos y unidades orgánicas para la atención de sus visitantes Brindar atención especial a visitantes ilustres Llevar el cuaderno de visitas especiales Las demás funciones que le asigne el Jefe/a de la Oficina de Comunicaciones. 5. REQUISITOS MINIMOS Educación: - Instrucción secundaria completa con estudios en la especialidad. - Capacitación especializada en el Área. Experiencia: - Experiencia en el Área. Capacidades, habilidades y actitudes: - Capacidad de trabajo en equipo. ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR: Oficina Ejecutiva de Planeamiento Estratégico Oficina de Comunicaciones ULTIMA MODIFICACION R.D. Nº SA- DS-HSR-OEPE/DG VIGENCIA

23 MINISTERIO DE SALUD Página 23 de 25 MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES Pág. 23 de 25 Versión: 1.0 ORGANO/UNIDAD ORGANICA: OFICINA DE COMUNICACIONES CARGO CLASIFICADO: AUXILIAR ADMINISTRATIVO N DE CARGOS N CAP CODIGO DEL CARGO CLASIFICADO: FUNCION BASICA Recibe y emite llamadas telefónicas para conseguir una mejor comunicación entre las diversas unidades orgánicas del Hospital. 2. RELACIONES DEL CARGO Relaciones Internas: Depende directamente del Jefe/a de la Oficina de Comunicaciones y coordina sus actividades con el personal que labora en la Oficina.. Relaciones Externas: Con los diversos órganos y unidades orgánicas del Hospital Santa Rosa. 3. ATRIBUCIONES DEL CARGO 4. FUNCIONES ESPECIFICAS 4.1. Recibir y emitir llamadas telefónicas según solicitud de los diferentes órganos y unidades orgánicas Atender y lleva un registro de las llamadas que ingresan y salen de la Institución Elaborar un directorio telefónico institucional Realizar telemarketing Controlar y registrar las llamadas de larga distancia Las demás funciones que le asigne el Jefe/a de la Oficina de Comunicaciones. 5. REQUISITOS MINIMOS Educación: - Curso de telemarketing, manejo de centrales telefónicas, manejo básico de office, voz agradable, facilidad de palabra y vocación de servicio. Experiencia: - Alguna experiencia en el Área. Capacidades, habilidades y actitudes: - Capacidad de trabajo en equipo. ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR: Oficina Ejecutiva de Planeamiento Estratégico Oficina de Comunicaciones ULTIMA MODIFICACION R.D. Nº SA- DS-HSR-OEPE/DG VIGENCIA

24 MINISTERIO DE SALUD Página 24 de 25 CAPITULO VII COMITES Y/O COMISIONES DE TRABAJO

25 MINISTERIO DE SALUD Página 25 de 25 CAPITULO VIII ANEXOS Y GLOSARIO DE TERMINOS Actividad Funcional.- Es el conjunto de tareas que se ejecutan para cumplir un objetivo específico. Bajo el enfoque funcional dos o mas actividades conforman una función. Cargo.- Es el elemento básico de una organización, se deriva de la clasificación prevista en el CAP de acuerdo con la naturaleza de las funciones y nivel de responsabilidad que ameritan el cumplimiento de requisitos. Cuadro para Asignación de Personal CAP.- Documento de gestión institucional que contiene los cargos definidos y aprobados de la Entidad, sobre la base de su estructura orgánica vigente prevista en su ROF. (D.S. N SA). Estructura orgánica.- Es un conjunto de órganos interrelacionados racionalmente entre si para cumplir funciones preestablecidas que se orientan en relación a objetivos de la finalidad asignada a la Entidad. ( D.S.N SA). Función.- Conjunto de actividades o de operaciones centradas en el ejercicio de una o varias técnicas, con el fin de realizar una parte de los objetivos de la empresa. Órganos.- Son las unidades de organización que conforman la estructura orgánica de la Entidad. (D:S: N SA). Nivel Organizacional.- Es la categoría dentro de la estructura orgánica de la Entidad que refleja la dependencia entro los órganos o unidades orgánicas acorde con sus funciones y atribuciones. Nivel Jerárquico.- Refleja la dependencia jerárquica de los cargos dentro de la estructura orgánica de la Entidad. Unidad Orgánica.- Es la unidad de organización en que se dividen los órganos contenidos en la estructura orgánica de la Entidad. (D,S, N SA). Área Funcional.- Entiéndase como las denominaciones de Unidad funcional, Equipo u otro que se opte para distribuir el trabajo en una unidad orgánica. Se establece en el Manual de Organización y Funciones.

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